CÓMO COMUNICAR LOS CAMBIOS EN LA ORGANIZACIÓN

Todo cambio en la organización requiere un trabajo especial para los líderes, pero principalmente para los responsables de la comunicación interna, quienes serán pieza clave para encontrar la estrategia adecuada para comunicar.

Es importante iniciar las acciones sincerando el  acontecimiento en todas sus magnitudes reales, para buscar asimilarlo con táctica y buscar la mejor digestión posible para los colaboradores al momento de comunicarse y trasladárselo a cada uno de ellos.

En ese sentido es responsabilidad de los mandos y directivos analizar, calcular y mostrar los beneficios y riesgos de la situación, así como esencial en el comunicador exigir la trasparencia de  la información para construir un proceso comunicacional efectivo y sobre todo genuino. De otra manera siendo lo contrario originaría desde el inicio desconfianza en los colaboradores. Es mejor informar un cambio drástico con la humildad y seriedad que amerita, a comunicar algo a medias. El colaborador agradecerá la confianza.

Una vez dado este primer paso, a continuación se debe iniciar la planificación de la comunicación. ¿Qué quieres comunicar?, ¿Por qué quieres comunicar?, ¿cuándo y dónde lo comunicarás? Y principalmente ¿Cómo lo vas a comunicar?, allí comienzas a darle forma a la estrategia de comunicación.

En esta fase, los directivos deberán fortalecer su liderazgo ante la situación, ya que bien podría aprovecharse para crear motivación, confianza y mostrar a la organización como seria y responsable ante un hecho adverso que sabe comunicarse a todo nivel. Si se comunica con rapidez, veracidad, honestidad y efectividad, los colaboradores se pondrán en los zapatos de sus directivos y comprenderán el cambio con los mejores augurios y la mejor predisposición.

La rapidez en la comunicación evita los entredichos en los pasillos que nunca faltan por algunos colaboradores que agigantan a veces los rumores entre la chismosería y la exageración propios en toda organización  

El comunicador deberá acompañar a sus líderes en el entrenamiento de su vocería, en la elección de los mensajes clave y en los canales y espacios en dónde comunicará. El media training no es solo para comunicar hacia afuera, es también un atributo valorativo para desarrollar engagement con tu recurso humano. Los mensaje deberán acondicionarse a los valores y cultura de la institución, de esta manera no te alejas de la realidad y creas cercanía en el lenguaje, ya que debes comunicarlo sin estrés y con la naturalidad responsable que se debe.

Para el espacio donde comunicaras, es mejor hacerlo en un lugar tangiblemente reconocido por los colaboradores como suyo y de largos momentos acogedores dentro de la corporación. Las herramientas y canales de comunicación para informar deben ser en el mejor de los casos, las cotidianas y usuales.

Si el proceso es largo, se deberá iniciar un plan de acciones junto al área de Recursos Humanos que incluyan hasta la iniciación de una Gestión del Cambio, el cual debe estar previsto en la planificación a futuro.

Finalmente no olvides medir y cuantificar el impacto de tus acciones de comunicación, si es posible lograr sistematizarlo. Eso ayudará a mejorar tus procesos en el futuro, inclusive servirá para demostrar lo cuan efectivo y  óptimo resulta tu trabajo.